プロキュアテックの機能を大幅に見直しました

プロキュアテックのサービスを開始して、約８ヶ月が経過しました。

この間、当社が支援する自治体に向けてプロキュアテックを運用し、その中で出てきた様々な課題を解消するために、機能を大幅に見直しました。

機能見直しのポイントは次のとおりです。

仕様書作成における初動を早めるためのツールであるにも関わらず、入力項目が多岐に渡っており、これが運用を難しくしていました。

そこで入力項目を最小限に絞り、職員の方が無理なく仕様書作成に着手できるようにしました。

お試し版では見せていなかったのですが、仕様書を作成する前段で「情報化企画書」をプロキュアテックで作成させるようにしていました。

ところがシステムを導入する原課の職員にWebフォームを入力させるのは、業務上の負荷が大きいことがわかりましたので、職員が扱いやすいようにExcelファイルの様式を提供し、Excelフォームの中に記入してもらう運用に変更しました。

お試し版でも情報化企画書の様式をダウンロードできるようにしてありますので、ご活用ください。

当社はシステムの機能要件に関する情報を管理しており、その内容を「機能要件データベース」としてプロキュアテックで使えるようにしていましたが、この機能を標準提供の範囲から外しました。今後は機能要件データベースは当社コンサル業務の中だけで使用することになります。

その代わりRFIを効果的に使うことで、機能要件データベースを使わなくても仕様書作成に反映できる手順をお示しするようにしました。仕様書作成において、実効性を保ったまま作業を進めることができる手順ですのでご安心ください。

「全てが明らかにならないと仕様書が書けない」というのは初動を早めることと逆行しているため、判らないことがあればそれなりに仕様書が生成できるようにしました。

意図的に「不明」と出力させることで、職員自身が解決しなければならない事項を明確化できるようになり、結果的に職員の行動を促す結果に繋がりました。

今回の一番の機能変更がこれです。

これまでは仕様書をPDF形式で出力させていましたが、PDFファイルを修正するのは自治体側のPC環境では難しく、これが利用を妨げていた要因の一つでした。

そこで、生成される仕様書（素案）をWord形式にしました。記載内容の修正は生成されたWordファイル上で行うことができますので、さらに仕様書作成が容易になります。

引き続き機能拡充に努めて参りますので、よろしくお願いします。

また、プロキュアテックを使った調達支援業務に関するご依頼も受け付けております。