procureTech以下のメニューから標準的なシステムの調達仕様書を作成することができます。
どなたでも迷わず、失敗しない手順とするために、多少冗長な手順を示しています。その代わり、入力する項目は極力減らし、取り組みやすいスタイルにしてみました。
調達方式は一般競争入札の他に、プロポーザル型業者選定や総合評価型入札などにも対応しています。
なお、予算要求に関する手続きはここでは示していません。下記の手順と並行して財政部門との予算折衝が行われます。
調達仕様書の作成手順
仕様書作成の際は、これらの記述は削除の上、実際の記載事項を入力してください。
仕様書の作成に取り掛かる前に、「情報化企画書」を書いてみましょう。様式(Excelファイル)をダウンロードできるようにしておきます。
当社が自治体の方に向けて調達業務を支援する際には、この情報化企画書の内容を元に事業のあり方、業務のあり方、システムのあり方を一緒に考えるという手法をとっています。
いきなり仕様書を作成するのではなく、情報化企画書を作成するのは理由があります。
具体的な作業に着手する前に、そもそも発注者自身がどのようなシステムを導入したいのかを考えていただきたいのです。
これは応札者・受託者に対して、本業務の位置づけを共有するためにも必要な情報です。
情報化企画書は最初のうちは何を書けばいいのか悩まれるかもしれませんが、まずは書けるところだけでも書いてみてください。当社と何度かやり取りをすることで、情報化企画書の内容は成熟していくことでしょう。
仕様書を作成したい委託事業全般に関わる事項を検討します。
調達方式やどの部分の工程を委託するのか（構築だけなのか、運用や保守も併せて委託するのか）など、調達仕様書の全体像をここで検討の上、決定します。
この検討内容は後から変更できますので、あまり深刻にならなくても大丈夫です。
（検討内容を変えることで、仕様書の構成も随時変化します）
Action1で作成した情報化企画書の内容をこの入力欄に転記します。
転記する内容は、本業務を実施する背景、対象となる事業や目標です。
ここも難しく考えずに、とりあえず転記することだけを心がけてください。
これまでは仕様書を「上手く」書こうとするがあまりに手がつけられない状況が散見されました。
Action1からAction3までの作業を繰り返し行いながら情報化企画書の熟度を高め、随時それらを転記することにより、早い段階で仕様書自体の熟度を高めることができます。
ここまで検討し、入力した内容を元に、仕様書（素案）の生成指示を行います。
（入力情報が揃っていなくても可能な限り仕様書の生成は行います）
生成した仕様書（素案）は、その後送られてくるメール中に記されたダウンロードURLからダウンロードできます。
仕様書（素案）はWord形式で生成されます。これ以降はWord形式で生成された仕様書（素案）を段階的に編集しながら調達で使用可能な仕様書にしていきます。
（作業の手戻りや繰り返しができるのは、この作業までです）
生成された仕様書（素案）に補足説明を加えるために、根拠となる資料を準備します。
現行システムが存在する場合は、次の資料があると良いでしょう。
- 現行システムの納品図書
- 現行システムの設計書
- 当時の調達仕様書
現状を説明する際に、これらの資料は非常に有用です。
さらに、システム導入先の環境（ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク等）を説明できる資料を準備します。
- 庁内で運用しているシステム基盤の設計書
- ネットワーク構成図
特に導入先環境の指定がなければ、これらの資料は不要です。
Action5で準備した資料に基づき、仕様書（素案）を編集します。
編集する箇所は概ね次のとおりです。
- 現行システムから機能要件を踏襲する場合は、機能要件に関する説明（第4章）
- システム導入先環境に関する説明（第3章）
新規システム導入の場合は、機能要件について十分な情報が得られていない状況かと思いますので、この段階では編集する必要はありません。
Action6で作成した仕様書（素案）を元に、情報提供依頼（RFI）を実施します。
情報提供依頼（RFI）もここで生成することができます。提供を希望する情報は次の３つです。
- 仕様書（素案）で未記載の機能要件（第４章）に関する情報
- 仕様書（素案）の実現性に関する意見
- 仕様書（素案）の時点で提示可能な参考見積もり
機能要件に関する情報は必要に応じて仕様書（素案）を修正する材料とします。
実現性に関する意見の中で、直近の実現性に疑問が生じた場合は情報化企画書の再検討を行う必要があるかもしれません。
参考見積もりは、財政部門に対して予算折衝を行うための材料となります。
情報提供依頼（RFI）で得た情報を元に仕様書（素案）の熟度を高めていき、仕様書（案）としてまとめます。
入札公告や招請公告を行うまでは、仕様書（素案）を多くの関係者や事業者に見てもらい、意見を得ることで公平性を保つ仕様書（案）を作成することができます。
そのため、この作業は繰り返し行うことが望ましいと考えます。
仕様書（案）をまとめる時間が足りないことが、調達の品質を下げる一因となっていると考えられます。早い段階で仕様書（案）の作成に着手することが調達成功の近道です。
この作業以降は、実際の調達手続きに入ります。調達手続きはそれぞれの自治体の契約ルールに従うことになります。
プロポーザル型事業者選考の場合には、事業者からの提案を求めるための提案依頼書を作成することになり、最低価格落札方式の一般競争入札では、入札公告で示す仕様書を作成することになります。いずれもここまでで作成した仕様書（案）を使うことができます。
調達手続き（特にプロポーザル）については、当社はさまざまなノウハウを持っていますので、お困りの際にはお声掛けください。